会計士税理士が選んだマイナンバー管理ソフト

マイナンバーを紙で管理するリスクとは

マイナンバー管理

私たち国民一人一人に割り振られたマイナンバーですが、
特に管理に頭を悩ませているのが日本で営業している
あらゆる分野の企業です。

 

マイナンバーの開始に伴い、従業員への給与支払いはもちろん
ビジネスパートナーへの謝礼や経費支払いなど、様々な場面でナンバーを
利用しなければならないと定められたのです。

 

この情報は税金や福祉、保険など日常生活を送るうえで
様々な目的のために利用されることになる非常に重要な個人情報です。

 

このため、企業は膨大な数のナンバーを保管するにあたって
細心の注意を払いつつセキュリティ対策も万全にしていく必要があるのです。

 

ここで気になるのが、どうやってナンバーを管理すれば良いのかという点です。

 

ナンバーを利用する時以外は特に必要ないため、
集めた情報は厳重に管理しておく必要があるのですが、
紙ベースで管理した場合は情報漏洩のリスクが格段に
高くなってしまうので注意が必要です。

 

紙ベースで保管している場合、例え鍵付きのロッカーなどに
保管していたとしても他の誰かが簡単に持ち出せてしまう可能性もありますし、
紙を鞄に入れて外出していた場合にうっかり鞄を電車に
置き忘れることだってあり得ます。

 

近年は個人情報を売買する業者も数多く存在しているので、
お金目当てに社内の誰かがナンバーの記載された紙を盗んだり、
内容だけ分かるようにコピーを取る可能性もあります。

 

コピーを取られただけなら情報漏洩にさえ気づかず、
後々さらに大きなトラブルへ発展したり対応が後手に回って
信用失墜へと繋がってしまうこともあるのです。

 

このように、マイナンバーを紙で保管していると、
簡単に重要な情報が漏洩したり紛失してしまうリスクがあると
いうことを覚えておきましょう。

 

もし漏洩したら責任問題

マイナンバーは、一度割り振られると一生変更されることはありません。

 

つまりその人にとって一生付き合っていくことになる
非常に重要な個人情報となり、万が一それを漏洩したり紛失してしまえば
その人に甚大な損害を与えてしまうこともあるのです。

 

このように重要な情報であるため、ナンバーを提供した従業員や
取引相手は企業が間違いなく厳重に保管してくれているはずだと信じています。

 

ここで情報漏洩が起こってしまえば、従業員や取引相手だけでなく、
社会全体からあの企業はいい加減な管理をしているダメな会社なんだ、
という目で見られてしまいます。

 

企業は社会的な信用によって業務を請け負ったり取引を交わしている面が
大きいため、社会から不信の目で見られてしまっては経営に
大ダメージを受けてしまいます。

 

社長や担当者の責任問題に発展することは避けられませんし、
何よりマイナンバーは法律によって厳しい管理が定められているため、
それを守れなかったとなると国からも処罰の対象になってしまうのです。

 

 

厳しすぎる罰金と罰則の規定

マイナンバー管理

 

マイナンバーは、私たちにとって名前と同じように1人に1つずつ
与えられる大切な情報です。

 

しかも名前とは違って同じ番号は2つと存在しないため、
日本という国で生活する際にあらゆる情報にアクセスするための
パスワード的な役割まで担っています。

 

現在は税金や保険といった限定的な利用しかされていませんが、
将来的には金融や医療といった生活に密着した分野にまで
利用範囲が広げられていく予定になっています。

 

つまりこの情報の重要性は今後も増していくと考えられており、
万が一にも漏洩しないように法律で厳しく管理が指示され、
これに違反した場合は個人情報保護法を超える厳重な罰則規定が
設けられているのです。

 

これまでも個人情報の漏洩に関しては厳しい処罰が課されていたのですが、
マイナンバーに関しては従来の罰則規定より軒並み厳罰化され、
さらに新しい罰則も次々に設定されました。

 

例えば、最も軽いマイナンバーの不正取得であっても50万円以下の罰金
もしくは6か月以下の懲役となっていますし、暴力や脅迫などによって
情報を取得した場合は150万円以下の罰金もしくは3年以下の懲役となっています。

 

最も厳しい罰則としては、企業内でナンバーを管理する部署に
所属していた実務担当者が不当に情報を第三者に対して提供した場合、
200万円以下の罰金もしくは4年以下の懲役が課されることになります。

 

これらの罰則を含めて具体的には6つの違反行為が設定されており、
それぞれ内容に応じて罰則が変わってきます。

 

こういった行為が企業の内部で起きてしまった場合には、
実際に違反した人だけでなく企業や管理責任者にも罰則が及ぶことになるので
注意が必要です。

 

社会的な信用を失うだけでなく、このように罰則を受けてしまう
可能性もあるので、実務担当者の選定やセキュリティ対策は
慎重に行う必要があるのです。

 

 

セコムだからできる保管管理徹底システム

上記のように、マイナンバーを管理したりセキュリティ対策を
行うのは企業にとって非常に重要となってくるのですが、
特に中小企業などでは設備やノウハウの不足などでセキュリティ対策に
十分な手間やコストをかけられないこともあります。

 

このような場合は税理士事務所や会計事務所などに
管理代行を依頼するケースも多いのですが、
会計事務所ではなくセコムが提供している保管管理徹底システムを
使用するのもおすすめです。

 

セコムと言えば防犯会社として知名度の高い企業ですが、
実はマイナンバーのような情報管理サービスも行っています。

 

セコムの強みは何と言っても長年セキュリティ対策に
携わってきたことによる高度なノウハウと技術の存在で、
登録したナンバー情報はセコムに設置されたデータセンターの
専用ラックに保管され、24時間体制で不審なアクセスや動きが無いか
監視が続けられています。

 

データセンターに監視カメラを設置するのはもちろん
情報の出入管理も生体認証を利用する徹底ぶりで、
保管した情報は決して漏洩しないよう万全の体制が取られているのです。

 

しかもセコムの場合はクラウドシステムで情報を管理しているため、
企業内に紙はもちろんデータとしてもマイナンバーの情報を
残すことがありません。

 

これで企業内からの漏洩リスクは極限まで抑えることができるうえ、
帳票作成でデータが必要な時はいつでも簡単に担当者のみが
アクセスして利用することが可能です。

 

セキュリティを一流で選ぶメリット

一般の税理士事務所や会計事務所ではなく、セコムのような
セキュリティ対策に特化した一流のプロに情報管理を依頼することで、
企業として情報漏洩や紛失のリスクを低下させられるというメリットが得られます。

 

これが何よりも重要なことで、万が一セコムからナンバーが
流出したとしても企業は被害者となり、責任問題に発展することも
基本的にはありません。

 

もちろんアクセス権限を持つ担当者が情報を入手して転売したりすれば
企業の責任にもなりますが、セコムを利用することで
アクセス履歴や情報の動きも監視されることになるため、
悪意を持った内部の従業員も簡単にはマイナンバーに手出しできなくなります。

 

このように様々な面から情報保護に大きなメリットを与えてくれるため、
一企業が自分達で管理するより遥かに行き届いた管理が可能になります。

 

しかも、ナンバーの登録から監視、管理までほとんどセコムが
行ってくれるため、企業が時間や人手をマイナンバーのために割く必要が無く、
業務効率を上げられるという点も大きな魅力です。